4 dimensies van ketensamenwerking in de bouw en 5 adviezen om samen circulair te bouwen schreef ik al eerder. Best interessant, maar niet echt concreet over wat je als professional nou kunt doen om de samenwerking in de bouwketen goed en efficiënt te krijgen.
Een onderzoeksgroep uit Denemarken vroeg 44 professionals uit de bouw welke harde aspecten van samenwerking zij zouden adviseren.
Met harde aspecten van samenwerking bedoelt deze Deense onderzoeksgroep die elementen van de samenwerking die direct door het contract of in het aanbestedingsproces zijn gereguleerd.
Er zijn zachte aspecten, zoals vertrouwen, open zijn naar elkaar en wederzijds respect. Deze onderzoeksgroep vindt zachte aspecten noodzakelijk om harde aspecten uit te kunnen voeren. De focus van dit onderzoek ligt op de harde aspecten.
10 harde aspecten van ketensamenwerking die het meest aangeraden worden door Deense ervaringsdeskundigen
Betrek ketenpartners vroeg in het proces. Wanneer in een vroeg stadium gebruik wordt gemaakt van de kennis van de aannemer, kan dat leiden tot verlaging van de bouwkosten door een slim ontwerp, hogere efficiency, betere (technische) oplossingen, en meer onderling vertrouwen.
Maak een richtprijs met een bonus/malussysteem. Het is volgens de ervaringsdeskundigen essentieel om de aannemers een bepaalde incentive voor goed werk te geven. De richtprijs komt tot stand in een onderhandelingsproces waarin ook een risico-post in is opgenomen.
Betrek adviseurs in de projectteam. Dit kan volgens de experts het project versterken.
Zorg dat het projectteam bij elkaar gelokaliseerd is. Face-to-face communicatie is volgens de ervaringsdeskundigen essentieel. (Al denken deze onderzoekers daar net iets anders over). Maar, in sommige gevallen kan dit ook vervangen worden door regelmatig bijeenkomsten te organiseren.
Betrek ook onderaannemers in het projectteam. Net als de hoofdaannemer, hebben onderaannemers essentiële kennis waarvan vroeg in het project gebruik gemaakt moet worden.
Betrek architecten in het projectteam. Dit kan volgens de experts het project versterken.
Blijf continu bijeenkomsten met elkaar organiseren. Dit speelt een belangrijke rol in continue verbetering van de samenwerking, het implementeren van nieuwe procedures, en het zorgt dat iedereen zich ook aan die procedures houdt. Ook kunnen teamdoelen en betrokkenheid van de stakeholders op die manier in de gaten worden gehouden.
Maak een functionele beschrijving van hetgeen dat gebouwd moet worden voor de aanbesteding. Dit leidt tot betere oplossingen en kostenbesparingen.
Maak ook voor de onderaannemers een bonus/malussysteem. Dit spreekt voor zich.
Organiseer een gezamenlijke opstartbijeenkomst. Hierbij zouden alle partijen betrokken moeten zijn. Het doel is om gezamenlijk tot doelen en werkwijzen te komen dat de basis vormt voor verdere samenwerking.
Opvallend
Zelf vond ik het opvallend dat een open boekhouding op nummer 13 van deze lijst stond. Met een open boekhouding krijgen alle partijen inzage in waar het geld wordt uitgegeven. Blijkbaar vinden de experts dit niet het belangrijkst.
Wat ook zou kunnen is dat een open boekhouding belangrijk is, maar dat de experts er niet aan willen of kunnen. Dan gaan ze dat ook niet adviseren natuurlijk. Dat is een beetje het nadeel van de onderzoeksaanpak. Door maar 1 type mens te ondervragen, krijg je een eenzijdig beeld van het antwoord op de hoofdvraag van dit onderzoek.
Ook opvallend
De meeste ervaringsdeskundigen passen geen “practice what you preach toe” Dit is de top 10 van meest voorkomende harde aspecten in 44 Deense bouwprojecten:
Gezamenlijke opstartbijeenkomst.
De samenwerking is gebaseerd op turn-key of design and build.
Vroege betrokkenheid van aannemers in het proces.
Het is contractueel geregeld dat in sommige gevallen bepaalde mensen vervangen mogen worden.
Functionele omschrijving van hetgeen dat gebouwd moet worden.
Bindend contract tot samenwerking, waarin staat dat samenwerking het middel is om vertrouwen te vergroten en toe te werken naar de doelen.
Het is contractueel geregeld dat in sommige gevallen bepaalde bedrijven vervangen mogen worden.
Betrekken van een architect in het project.
Continu bijeenkomsten met elkaar organiseren.
Selecteer partners niet alleen op prijs, maar ook op andere (zachte) aspecten.
Anderzijds, zo raar is het niet dat de ervaringsdeskundigen in de praktijk net andere dingen doen dan ze zelf aanraden.
Bijvoorbeeld, in bijna alle Deense samenwerkingen in de bouw wordt wel een startbijeenkomst met alle partijen georganiseerd, terwijl die aanbeveling onder aan de lijst bungelt. Anderzijds is zo’n startbijeenkomst redelijk makkelijk te organiseren. In het begin van het project heeft iedereen er nog zin in, er zijn nog geen conflicten geweest, of andere moeilijkheden waardoor de animo een beetje afneemt.
Een ander voorbeeld, de ervaringsdeskundigen zelf hebben nauwelijks adviseurs in hun projecten betrokken, terwijl ze dat wel aanraden. Dat kan natuurlijk gewoon voortschrijdend inzicht zijn.
Al met al denk ik eerlijk gezegd dat de lijst met tips niet verrassend is, maar wel goed onder de loep te nemen wat een samenwerking in de bouw tot een succes kan maken.
BRON: Hosseini, A., Windimu, P., Klakegg, O.J., Andersen, B., Laedre, O., (2018). Project Partnering in the Construction Industry: Theory vs. Practice. The Engineering Project Organization Journal (January 2018) Volume 8. DOI: 10.25219/epoj.2018.00101
Ben jij ook ervaringsexperts en heb jij nog meer adviezen om een samenwerking tot een succes te maken?
Of ben je het niet eens met de adviezen van onze Deense collega’s?
Laat dat weten en laat een reactie achter!
#ketensamenwerking #Samenwerking #bouwketen #aanbesteding #samenwerken #ketenintegratie