Het leven is wat je gebeurt, terwijl andere mensen plannen voor je maken.
Tijdens hun werk worden mensen bestookt met allerlei plannen, beleid, procedures en programma’s die hen opgelegd worden. Het oorspronkelijke plan, beleid of programma wordt bijna nooit uitgevoerd op de manier zoals de bedenkers ervan het bedoeld hadden. De mensen geven natuurlijk zelf invulling aan die plannen, programma’s procedures en beleid.
In deze blog behandel ik dit keer geen wetenschappelijk artikel, maar een YouTube video waarin de Britse wetenschapper Dr. Ralph D. Stacey wordt geïnterviewd over zijn visie op de manier waarop organisatie vorm krijgen.
Hoe worden organisaties gevormd?
Stacey: Deze vraag kan op meerdere manieren beantwoord worden. De meest gangbare manier is om te denken dat organisaties gevormd worden door plannen, programma’s en visies, die bedacht zijn door de mensen in de organisatie die daarvoor zijn aangewezen, zoals managers en bepaalde beleidsafdelingen. Die plannen, programma’s en visies worden vervolgens geïmplementeerd in het bedrijf, door allerlei procedures die eromheen bedacht worden. In feite moet zo’n plan, programma, of visie naar beneden door de hele organisatie heen sijpelen.
De andere manier om die vraag te beantwoorden, is dat organisaties gevormd worden door allerlei lokale interacties en communicatie tussen mensen die in de organisatie werken. Vanuit die talloze formele en informele gesprekken tussen die mensen in de organisatie ontstaan patronen. Die patronen vormen de organisatie.
Dus een organisatie wordt gevormd door een samenspel van allerlei intenties en actied van individuen die hun werk proberen te doen, en niet door een algemeen plan, programma of visie dat van bovenaf geïmplementeerd wordt.
Zijn die patronen die ontstaan, en daarmee de vorming van een organisatie, een kwestie van toeval?
Stacey: Nee, die patronen zijn een resultaat van het samenspel van individuele intenties en plannen van mensen. Dus die patronen ontstaan niet door een plan, programma, of blauwdruk van bovenaf. In plaats daarvan ontstaan ze vanuit die talloze formele en informele gesprekken die op dagelijks plaats vinden in een organisatie. Die talloze formele en informele gesprekken zijn niet gebaseerd op toeval. Die mensen communiceren met intenties.
[Dat gebeurt bewust en onbewust, maar zeker niet per toeval.]
Mensen die aan het werk zijn, zijn nou eenmaal de hele dag met elkaar aan het communiceren. Terwijl ze hun werk doen maken ze allemaal plannen en krijgen ze ideeën.
En dan merk je dus dat andere mensen net zo goed allerlei plannen en ideeën hebben over hoe het werk gedaan zou moeten worden. Daarom moeten mensen continu met elkaar overleggen over hoe ze de dingen moeten doen. Daar komen resultaten en acties uit, waar niemand in eerste instantie nog aan gedacht had.
Is planning en strategie niet onderdeel van de meeste bedrijven? Als datgene wat jij zegt waar is, en bedrijven vormen zich door talloze gesprekken en communicatie tussen individuen van waaruit patronen ontstaan, hoe moeten we daar dan mee omgaan?
Stacey: Volgens mij is de vraag niet zozeer hoe we daarmee om moeten gaan. De vraag moet meer zijn: ‘Wat zijn we aan het doen?’ Het is duidelijk dat bepaalde mensen binnen organisatie plannen en beleid overdenken die voor de hele organisatie zouden moeten gelden. De vraag is wat er met dat soort plannen en beleid gebeurt?
Het gangbare antwoord zou zijn dat die plannen en beleid geïmplementeerd worden door de mensen in de organisatie en dat de organisatie zich naar die plannen en beleid vormt.
Een andere interpretatie is dat die plannen een aanleiding zijn, maar de ware betekenis van die plannen wordt gevormd door de reacties van de mensen die er iets mee moeten doen.
Zij gaan nadenken over wat die plannen voor hen betekenen in hun dagelijkse werk en hun specifieke situatie. In dat proces van betekenis geven aan die plannen in hun specifieke en individuele werksituatie, kunnen patronen ontstaan.
Dus beleid, plannen, blauwdruk, visies, etc. spelen een rol in het vormen van een organisatie, maar het verschil zit hem in welke rol die plannen enzo spelen.
Als die lokale interacties tussen mensen er echt toe doen, wat zegt dat dan over het individu in een organisatie?
Stacey: Individuen zijn allemaal afhankelijk van elkaar. Niemand kan totaal autonoom en los van anderen werken. Daarom is ons werkende leven (en daarbuiten trouwens ook) een continu proces van onderhandeling met elkaar. Door de communiceren maken we dingen mogelijk. Tegelijkertijd perken we elkaar ook in.
Wat is de belangrijkste vraag in deze context?
Stacey: Als organisaties gevormd worden door patronen die het gevolg zijn van samenspel van allerlei mensen met hun eigen ideeën en plannen, dan is de vorm die een organisatie gaat krijgen vooraf niet te voorspellen.
Een groot deel van onze tijd zijn we aan het onderhandelen met elkaar, en weten we niet precies wat daarvan de uitslag gaat zijn. Dat maakt alles onzeker, en daar moeten we mee leren omgaan.
In ons werk en in onze communicatie doen we allerlei complexe, intelligente, en ook dingen. Al die dingen samen vormen de organisatie zoals die is.
Tot zover het interview met Ralph Stacey.
Tenslotte
Marieke: In de bouw zijn we ook gewend om te vertrouwen op allerlei plannen, blauwdrukken en visies. Door dit interview leren we meer begrijpen dat die plannen, blauwdrukken en visies een deel van het bouwproces vormen, maar niet alles. Tijdens het proces zelf, van initiatief, tot ontwerp, voorbereiding, etc, wordt invulling gegeven aan die plannen. Dit gebeurt door talloze interacties tussen individuen die daar, met de juiste intenties, hun eigen draai aan geven.
Tijdens bouwprocessen in alle fases, moet dus niet alle aandacht gaan naar de plannen zelf, maar vooral ook naar hoe de mensen met die plannen omgaan. Dus er moet aandacht besteed worden aan hoe mensen invulling geven aan plannen, beleid, blauwdrukken, etc.
Zie bijvoorbeeld mijn blog “Hoe het er op een bouwplaats aan toe gaat” In deze blog laat onderzoeker Martin zien hoe bouwvakkers in de dagelijkse praktijk omgaan met de planning en veiligheidsregels. Martin laat bijvoorbeeld zien dat bouwvakkers een eigen invulling aan veiligheidsregels geven, omdat het anders niet werkbaar is. Ook aan de planning willen ze zich wel houden, maar er zijn onvoorziene zaken die het onmogelijk maken om aan die planning te voldoen. Om hun werk goed uit te kunnen voeren, moeten ze een eigen interpretatie geven aan de plannen die ‘van bovenaf’ worden opgelegd.
Ook tijdens het werk zelf, zouden professionals niet alle tijd moeten besteden aan het optimaliseren van de plannen, blauwdrukken, etc. maar vooral aan de interacties die op basis van die plannen ontstaan.
Deze manier van kijken naar organisaties en hoe organisaties zich vormen noem ik (en velen met mij) complexiteitstheorie. Over complexiteit en complexiteitstheorie kom ik zeker in mijn volgende blogs op terug! Houd deze website dus in de gaten 🙂
Bron interview: https://www.youtube.com/watch?v=RTAV7-FZLRs&t=104sDr. Ralph Stacey is ook auteur van het boek “Strategic Management and Organisational Dynamics. The Challange of Complexity” (2011). Edinburgh, Pearson Education Limited.
Wil jij ook meer te weten komen over complexiteit en complexiteitstheorie als alternatieve manier van kijken naar de vorming van organisaties? Hou mijn blog in de gaten én laten we LinkedInnen. Dan hoef je niets te missen! 🙂
#complexiteitstheorie #ketensamenwerking #complexiteit #Samenwerking #planning #Wetenschapvertaald #projectmanagement #samenwerken #implementeren