Assetmanagement - wat is het en wat zou het moeten zijn?

Assetmanagement is zeg maar echt mijn ding. In deze blog beantwoord ik een aantal vragen en reflecteer ik vanuit mijn eigen ervaringen die ik heb met assetmanagement.

Zijn corporaties goed op weg met assetmanagement? De meesten corporaties zijn nu een aantal jaar onderweg met het ontwikkelen van assetmanagement. De fase van opbouwen en "lobbyen om serieus genomen te worden" is nu wel tot een einde gekomen. We kunnen wel concluderen: assetmanagement is here to stay. Ik denk dat nu een volgende fase aanbreekt, waarin we een aantal "bugs" die zijn ontstaan eruit mogen gaan halen.

Die bugs komen voort uit het verschil tussen assetmanagement in de theorie en assetmanagement in de praktijk. De theorie laat nog veel interpretatie over voor je taakopvatting als assetmanager in de praktijk.

Wat is de rol van assetmanagement in dit geheel? Als je kijkt naar de rol van de assetmanager in theorie, kijkt eigenlijk bijna iedereen naar het model van de beleidsachtbaan. In die achtbaan wordt duidelijk dat de assetmanager zich op tactisch niveau bezig houdt met:

• Het vertalen van beleid naar labels voor de complexen. Die labels zijn bijvoorbeeld "doorexploiteren", "groot onderhoud", "sloop", en "verkoop".

• Bij het vertalen van dat beleid naar complexlabels, houdt een assetmanager rekening met de gebiedsontwikkelingen, en vice versa.

• Overigens is een label niet alleen een woordje "groot onderhoud", of "doorexploiteren". Van assetmanagers mag je verwachten dat ze met integrale complexplannen komen, waarbij ze rekening houden met de "mensen, stenen, en geld". Met andere woorden, in het integrale complexplan probeert de assetmanager de leefbaarheid, de bereikbaarheid, beschikbaar, techniek en rendement van een wooncomplex te optimaliseren.

• Een assetmanager geeft interne opdrachten aan bijvoorbeeld projectleiders die de labels moeten gaan uitvoeren.

• Een assetmanager koppelt operationele, maar structurele, struggles van die projectleiders (maar ook bijvoorbeeld van het klantcontact) terug aan de mensen die zich bezig houden met het beleid. Kortom, als in een wooncomplex hetzelfde probleem de hele tijd voorkomt, is het aan de assetmanager om dat te signaleren en er iets mee te doen.

• Overigens, het heen en weer koppelen van integrale complexplannen en de feedback daarop vanuit verschillende hoeken gebeurt op basis van kwantitatieve data en kwalitatieve data. Daarom hebben assetmanagers altijd overal hun tentakels uithangen :-)

De invulling van bovenstaande theorie in de praktijk.

Als je de theorie over assetmanagement ingewikkeld vindt, heb je deze rol waarschijnlijk nog nooit in de praktijk ervaren :-) Je kunt (en moet) als assetmanager een weg vinden in hoe je je rol invult. Ik heb gemerkt dat die rolinvulling deels afhangt van de corporatie waarvoor je werkt. Maar het hangt ook af van je eigen taakopvatting, je werkstijl, en karakter. Hier een aantal voorbeelden van waar je in de praktijk als assetmanager keuzes moet maken.

• De relatie met het operationele niveau wordt verschillend opgevat. Sommige assetmanagers zien het geven van project-opdrachten aan projectleiders op het operationele niveau als de kern van dat onderdeel. Ik noem dat de smalle benadering van assetmanagent. Die smalle benadering houdt ook in dat het assetmanagement bijvoorbeeld geen opdrachtgever is van het planmatig onderhoud, mutatieonderhoud, etc. Dat zijn immers de lopende werkzaamheden (geen investering). Anderen beschouwen hun taak als assetmanager richting de operatie breder. Ze verdiepen zich in de samenwerking tussen mutatie-onderhoud, het woonbedrijf, etc. En proberen in die basis ook structurele verbeteringen aan te brengen. Deze brede taakopvatting houdt ook in dat je je als assetmanager opstelt als richtinggevend aan de totale breedte van de operatie. Je legt het beleid uit, en de vertaling daarvan in de planning. Je geeft overzicht van de plannen in de portfolio in het werkgebied, en je luistert naar de zorgen en overwegingen die de mensen op operationeel niveau hebben.

• Overigens kunnen assetmanagers ook verschillen qua opvatting over de omgang met de ketenpartners. Als intern opdrachtgever ben je natuurlijk indirect opdrachtgever ook aan de ketenpartners. Wat als je merkt dat de intern opdrachtnemer moeite heeft met de samenwerking met de ketenpartners? Grijp je in als assetmanager? Waar houdt je rol op?

• Ook de relatie met het beleid kan verschillen. Dat hangt ook erg af van de structuur van de organisatie. Soms zijn beleidsadviseurs en assetmanagers in een afdeling georganiseerd, soms in verschillende afdelingen. Sommigen assetmanagers (met de smalle taakopvatting) nemen het beleid voor waarheid aan, en plakken dat zo goed mogelijk op hun bezit. Zij zoeken nauwelijks samenwerking met de beleidsadviseurs, laat staan met de gemeenten. Ze bemoeien zich bijvoorbeeld niet met het vormen van de prestatieafspraken. Anderen (met de brede taakopvatting) zullen proberen de samenwerking met het beleid op te zoeken. Het is belangrijk om je te beseffen dat een onderdeel van de beleidsachtbaan juist ook die terugkoppeling is van het tactische niveau (de assetmanager) naar het strategisch niveau (beleid).

• Een mooi voorbeeld vind ik ook de weg naar circulair bouwen en onderhoud. Ik zie hier een belangrijke taak voor de assetmanager als intern opdrachtgever. De assetmanager heeft enorm veel invloed op het stimuleren van circulair onderhoud. Ze kan bijvoorbeeld in haar opdrachten standaard een circulaire variant gaan uitvragen. Ik heb ook genoeg mensen gesproken die hier heel anders over denken. Zij vinden dat de assetmanager niet gaat over de materialen die in het werk gebruikt worden. Zij vinden dat de projectleiders dit moeten regelen, of dat de ketenpartners zelf met ideeën moeten komen. Weer anderen wachten totdat er circulair beleid komt, zodat ze daar op kunnen sturen.

Collega's zullen niet verbaasd zijn als ik zeg dat ik een brede opvatting heb op mijn taak als assetmanager. Ik voel mij eindverantwoordelijk voor de integrale sturing van het bezit in mijn werkgebied. Dat houdt in dat ik niet alleen labels plak (die ik zelf liever integrale complexplannen noem), maar me ook bezig hou met het optimaliseren van samenwerking met het operationele niveau (inclusief de samenwerking met de ketenpartners), en het strategische niveau (tot en met de samenwerking met de gemeenten aan toe).

Hoe staat het met het data-vraagstuk? Data zijn een hulpmiddel om zo goed mogelijk zich te krijgen op het bezit in het werkgebied. Zelf vind ik kwantitatieve data een startpunt, die ik het liefste aanvul met kwalitatieve data. Ik ben corporaties tegen gekomen die vooral sturen op kwantitatieve data. Sturen vanaf het papier zeg maar. Ik ben daar geen fan van.

Als assetmanager moet je ook midden in de wijken staan. Je moet je bezit kennen. Weten hoe het eruit ziet. Op pad gaan en veel informatie inwinnen bij de operatie en als het even kan bij de bewoners.

Ik zie veel corporaties bezig zijn met datakwaliteit. Om de kwaliteit te verbeteren, zo denken veel mensen, zijn ingewikkelde systemen nodig, waarin allerlei details systematisch worden vastgelegd. Pas als dat op orde is, zou je echte goede analyses kunnen maken - zo denken veel mensen. Ik denk dat je met veel minder data kunt sturen dan we nu zouden denken. We zijn dus vooral bezig met het verzamelen en vastleggen, maar niet zoveel met de interpretatie van die data.

Hetzelfde zie je trouwens gebeuren op het gebied van duurzaamheid en circulariteit. Er zijn inmiddels allerlei verschillende meetinstrumenten die de milieuwinst van een circulair of duurzaam materiaal of oplossing meten. Maar de metingen zelf zijn vaak helemaal niet transparant en mensen vinden de uitslagen moeilijk te interpreteren. Je kunt hier helemaal op vast lopen, en ondertussen kan het de ontwikkelingen ook helemaal plat leggen. Vaak proberen we te meten wat we al lang weten. Op datgene wat we weten mogen we meer vertrouwen.

De data die nodig is voor het operationele niveau en de projecten. Dit zijn vaak heel specifieke data die overal en nergens worden opgeslagen, die medewerkers niet kwijt kunnen in systemen, waardoor er allerlei persoonlijke excels en lijstjes ontstaan en waarvan de betrouwbaarheid, transparantie, en overzicht op een gegeven moment zoek raakt. Dit herken ik helemaal van mijn tijd als assetmanager. Ik had ook allerlei lijstjes op mijn laptop staan die ik nergens kwijt kon: waar zit nog enkelglas, waar zijn scootmobielruimtes nodig, waar zijn schuurtjes die ook onderhouden moeten worden, etc. Ik denk dat iedereen ook wel zijn "go-to's" heeft - mensen die al heel lang ergens werken en eigenlijk alles wel weten, omdat het in hun hoofd zit. Lof voor die mensen! Sommigen vinden dat het uit hun hoofden moet en in de systemen. Ik ben het daar dus maar deels mee eens. Het opstellen van excels, lijstjes, etc is voor mij ook onderdeel als assetmanager om het bezit echt goed te leren kennen.

Overigens denk ik zelf ook dat de moeilijkheid niet zozeer zit in de data zelf, maar in de mening die allerlei mensen hebben over welke data dat zou moeten zijn, randvoorwaarden, al dan niet acceptatie van deze manier van werken. Als je die doelen concreter uitwerkt, zou het maken van een routekaart makkelijker moeten zijn, omdat gelijk duidelijk wordt waar de prioriteiten moeten liggen. Anderzijds zou voor een assetmanager ook duidelijk moeten zijn waar zij haar persoonlijke invloed mag uitoefenen. Het bezit hangt aan elkaar van uitzonderingen. In hoeverre mag een assetmanager op basis van persoonlijke bevindingen beslissingen doorvoeren?

Neem hier contact op met mij om verder te praten over dit onderwerp. Clearspin ziet de inrichting van de organisatie en datavraagstukken als een belangrijk onderdeel op weg naar een circulaire omgeving. Dit is deels een data-technisch vraagstuk, en een groot deel zit in de afstemming tussen de verschillende afdelingen en stakeholders. Zoals hierboven benoemd wordt – de gaten dichten tussen strategisch, tactisch, en operationeel niveau, maar ook de gaten dichten tussen de zuilen vastgoed, bewoners, en financiën is heel belangrijk. Kortom, Clearspin benadert de opgave integraal. Lees hier meer over de visie van Clearspin op een circulaire gebouwde omgeving en hoe we daar gaan komen.

Wil je weten hoe collega-adviseurs hierover denken? Dan zou je bijvoorbeeld dit interview kunnen bekijken: https://www.youtube.com/watch?v=e0RTICAxOHo